Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Rechnung, Vor- und Nachteile

Keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, keine Voranmeldungen, keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung: Die Kleinunternehmerregelung macht den Start in die Selbstständigkeit deutlich einfacher. Fast jeder Gründer stellt sich deshalb die Frage, ob er sie nutzen kann und ob sie sich lohnt.

Seit der Reform 2025 gelten neue Grenzen und neue Regeln, die viele Ratgeber noch falsch darstellen. In diesem Artikel erfährst du, was 2026 wirklich gilt, was auf deine Rechnungen gehört, welche Fallen es gibt und wann du besser verzichtest.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Sie befreit Unternehmer mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuer. Du schlägst also keine 19 oder 7 Prozent auf deine Preise auf und musst nichts ans Finanzamt abführen.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Regelung als echte Steuerbefreiung gestaltet. Für dich ändert das im Alltag wenig, erklärt aber, warum auf deinen Rechnungen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen muss.

Wichtig für das Verständnis: Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer zahlst du ganz normal. Und sie hat nichts mit der Frage zu tun, ob du ein Gewerbe anmeldest oder freiberuflich arbeitest. Sie gilt für beide. Wie die Anmeldung abläuft, erklärt unser Ratgeber Gewerbe anmelden.

Die Umsatzgrenzen 2026

Ob du Kleinunternehmer sein kannst, hängt allein von deinem Umsatz ab. Zwei Grenzen musst du gleichzeitig einhalten:

Zeitraum	Grenze	Was passiert, wenn du darüber liegst
Vorjahr	höchstens 25.000 Euro	Im laufenden Jahr bist du kein Kleinunternehmer mehr.
Laufendes Jahr	höchstens 100.000 Euro	Ab dem Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, berechnest du Umsatzsteuer.

Zwei Details werden häufig falsch beschrieben:

• Netto, nicht brutto: Seit 2025 zählt dein Umsatz ohne Umsatzsteuer. Gemeint ist der sogenannte Gesamtumsatz, also alles, was du eingenommen hast. Der Gewinn spielt keine Rolle.
• Alle Tätigkeiten zusammen: Hast du mehrere Selbstständigkeiten, etwa einen Onlineshop und nebenbei Beratung, werden die Umsätze addiert. Pro Person gibt es nur eine Grenze.

Im Gründungsjahr

Startest du neu, gibt es noch kein Vorjahr. Dann gilt: Dein Umsatz im Gründungsjahr darf höchstens 25.000 Euro betragen. Eine Hochrechnung auf zwölf Monate findet nicht mehr statt. Gründest du im Oktober und machst bis Dezember 20.000 Euro Umsatz, bleibst du Kleinunternehmer.

Überschreitest du die 25.000 Euro im Gründungsjahr, endet die Regelung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab dieser Rechnung musst du Umsatzsteuer ausweisen.

Beispiele für die Grenzen

Umsatz Vorjahr	Umsatz laufendes Jahr	Ergebnis
18.000 Euro	40.000 Euro	Kleinunternehmer im laufenden Jahr, im nächsten Jahr nicht mehr (weil über 25.000 Euro)
24.000 Euro	24.500 Euro	Kleinunternehmer, auch im nächsten Jahr
30.000 Euro	15.000 Euro	kein Kleinunternehmer, weil das Vorjahr über 25.000 Euro lag
20.000 Euro	105.000 Euro	Kleinunternehmer bis zu der Rechnung, mit der du 100.000 Euro überschreitest
Gründungsjahr	26.000 Euro	Kleinunternehmer bis zu der Rechnung, mit der du 25.000 Euro überschreitest

Ob die Regelung bei deinen Zahlen gilt, prüft unser Kleinunternehmer-Rechner in einer Minute.

So wirst du Kleinunternehmer

Du musst nichts gesondert beantragen. Die Entscheidung triffst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du nach der Gründung über ELSTER beim Finanzamt einreichst. Dort gibst du an, dass du die Kleinunternehmerregelung anwenden möchtest, und schätzt deinen Umsatz für das erste Jahr.

Bist du schon selbstständig und willst wechseln, reicht ein formloses Schreiben an dein Finanzamt, solange du die Grenzen einhältst und nicht durch einen früheren Verzicht gebunden bist.

Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Hinweis

Für Kleinunternehmer gelten seit 2025 vereinfachte Rechnungsregeln. Sie stehen in § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Eine Rechnung muss mindestens enthalten:

• deinen vollständigen Namen und deine Anschrift
• Name und Anschrift deines Kunden
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
• den Betrag, den dein Kunde zahlen soll
• einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht mehr ausdrücklich. Nutze sie trotzdem. Sie macht deine Buchhaltung nachvollziehbar und erspart dir Rückfragen von Kunden und Finanzamt.

Der richtige Hinweis auf der Rechnung

Ein fester Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Der Hinweis muss nur klar machen, dass du wegen der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer berechnest. Bewährt haben sich diese Formulierungen:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Steuerbefreiung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“
• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

Weise auf keinen Fall Umsatzsteuer aus, auch nicht versehentlich mit einer Vorlage, die noch „19 % MwSt.“ enthält. Dann schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt, obwohl du Kleinunternehmer bist.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, also auch du. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Versenden musst du als Kleinunternehmer keine E-Rechnungen, eine normale PDF-Rechnung bleibt erlaubt.

Rechnungen schreiben ohne Fehler

Am sichersten schreibst du Rechnungen mit einer Software, die als Kleinunternehmer eingerichtet ist. Sie setzt den Hinweis automatisch, vergibt fortlaufende Nummern und weist nie versehentlich Umsatzsteuer aus. Für den Start reicht oft schon ein kostenloser Tarif:

Was Kleinunternehmer trotzdem beachten müssen

Kleinunternehmer heißt nicht steuerfrei. Diese Pflichten bleiben:

• Einkommensteuer: Du gibst jedes Jahr eine Einkommensteuererklärung mit der Anlage EÜR ab.
• Gewerbesteuer: Hast du ein Gewerbe und liegt dein Gewinn über 24.500 Euro, wird Gewerbesteuer fällig.
• Aufzeichnungen: Du musst deine Einnahmen und Ausgaben vollständig aufzeichnen und Belege aufbewahren.
• Aufforderung des Finanzamts: Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung entfällt seit 2024. Fordert dich das Finanzamt aber ausdrücklich dazu auf, musst du sie abgeben.

Die Falle mit Werbung aus dem Ausland

Viele Kleinunternehmer schalten Anzeigen bei Google, Meta oder anderen Anbietern mit Sitz im EU-Ausland. Bei solchen Leistungen schuldest du die Umsatzsteuer selbst, das nennt sich Reverse-Charge-Verfahren. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Konkret heißt das: Du musst die Umsatzsteuer auf diese Rechnungen beim Finanzamt anmelden und bezahlen, und als Kleinunternehmer kannst du sie dir nicht als Vorsteuer zurückholen. Viele erfahren davon erst durch ein Schreiben des Finanzamts. Plane deshalb bei Werbeanzeigen aus dem Ausland 19 Prozent Mehrkosten ein und sprich das Thema bei deinem Steuerberater an.

Vorteile und Nachteile

Vorteile	Nachteile
keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und keine Jahreserklärung	du kannst dir die Vorsteuer aus Einkäufen nicht zurückholen
deine Preise sind für Privatkunden 19 Prozent günstiger als bei der Konkurrenz	Geschäftskunden haben keinen Vorteil, für sie zählt nur der Nettopreis
einfachere Rechnungen und Buchhaltung	bei hohen Investitionen verschenkst du Geld
kein Risiko, Umsatzsteuer falsch abzuführen	manche Geschäftskunden halten Kleinunternehmer für weniger etabliert

Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Das hängt vor allem davon ab, wer deine Kunden sind und wie viel du investierst.

Du verkaufst an Privatkunden: Dann ist die Regelung fast immer ein Vorteil. Ein Beispiel: Du verkaufst handgemachten Schmuck für 50 Euro. Als Kleinunternehmer bleiben dir die vollen 50 Euro. Mit Regelbesteuerung müsstest du 59,50 Euro verlangen, um dasselbe zu verdienen, oder bei 50 Euro Verkaufspreis rund 8 Euro ans Finanzamt abgeben.

Du verkaufst an Unternehmen: Dann spielt die Umsatzsteuer für deine Kunden keine Rolle, weil sie sie sich zurückholen. Dein Preisvorteil verschwindet. Gleichzeitig kannst du dir als Kleinunternehmer die Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen nicht erstatten lassen.

Du investierst am Anfang viel: Kaufst du zum Start Technik, Ware oder Maschinen für 10.000 Euro brutto, stecken darin knapp 1.600 Euro Umsatzsteuer. Mit Regelbesteuerung bekommst du sie zurück, als Kleinunternehmer nicht.

Deine Situation	Empfehlung
überwiegend Privatkunden, wenig Investitionen	Kleinunternehmerregelung
überwiegend Geschäftskunden	Regelbesteuerung prüfen
hohe Anfangsinvestitionen	Regelbesteuerung prüfen
Umsatz absehbar bald über 25.000 Euro	trotzdem oft sinnvoll für den Start, Wechsel einplanen

Die Entscheidung im Detail mit Rechenbeispielen findest du im Ratgeber Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Du kannst freiwillig auf die Regelung verzichten, auch wenn du die Grenzen einhältst. Das erklärst du formlos gegenüber dem Finanzamt, und zwar bis Ende Februar des übernächsten Jahres für das betreffende Jahr.

Dabei gilt eine wichtige Regel: Der Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre. Verzichtest du ab 2026, bist du also bis einschließlich 2030 regelbesteuert. Erst danach kannst du für ein folgendes Kalenderjahr zurückwechseln. Triff diese Entscheidung deshalb nicht wegen eines einzigen großen Einkaufs.

So behältst du die Grenzen im Blick

Die 100.000 Euro im laufenden Jahr erreichen wenige Gründer. Die 25.000 Euro dagegen schon, und wer sie im Vorjahr überschritten hat, ist ab dem 1. Januar automatisch regelbesteuert. Das kommt oft überraschend. Drei Gewohnheiten schützen dich davor:

1. Umsatz monatlich prüfen: Ein kurzer Blick in deine Buchhaltung am Monatsende reicht. Eine Software zeigt dir den Jahresumsatz auf Knopfdruck.
2. Ab etwa 20.000 Euro planen: Liegst du im Herbst schon in dieser Nähe, bereite dich auf das nächste Jahr vor. Kläre, ob du deine Preise anpassen musst, und richte deine Rechnungen auf Umsatzsteuer um.
3. Preise für den Wechsel kalkulieren: Bei Privatkunden musst du ab dem Wechsel entweder 19 Prozent mehr verlangen oder von jedem Verkauf rund 16 Prozent abgeben. Rechne beides vorher durch.

Preise im Onlineshop und auf der Website

Als Kleinunternehmer gibst du gegenüber Privatkunden immer den Endpreis an, also den Betrag, den sie tatsächlich zahlen. Formulierungen wie „inkl. MwSt.“ sind falsch, weil keine Umsatzsteuer enthalten ist. Setze stattdessen einen kurzen Hinweis, zum Beispiel unter die Preise oder im Warenkorb: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Die meisten Shopsysteme haben dafür eine eigene Einstellung. Prüfe nach dem Einrichten einmal eine Testbestellung, damit auf Bestellbestätigung und Rechnung kein Umsatzsteuer-Betrag auftaucht.

7 typische Fehler von Kleinunternehmern

1. Grenze mit dem Gewinn verwechselt: Es zählt der Umsatz, nicht das, was nach Abzug der Kosten übrig bleibt.
2. Mehrere Tätigkeiten nicht zusammengerechnet: Shop und Nebenjob als Freelancer zählen gemeinsam.
3. Umsatzsteuer versehentlich ausgewiesen: Eine alte Vorlage mit „19 % MwSt.“ reicht, um den Betrag dem Finanzamt zu schulden.
4. Hinweis auf der Rechnung vergessen: Ohne Hinweis auf die Steuerbefreiung ist die Rechnung nicht vollständig.
5. Reverse Charge übersehen: Werbung bei Anbietern aus dem EU-Ausland löst Umsatzsteuer aus, auch für Kleinunternehmer.
6. Überschreiten der 25.000 Euro nicht bemerkt: Dann rechnest du im neuen Jahr ohne Umsatzsteuer ab, obwohl du sie schuldest.
7. Vorschnell verzichtet: Wer wegen eines einzelnen großen Einkaufs verzichtet, ist fünf Jahre gebunden.

Die EU-Kleinunternehmerregelung

Seit 2025 können deutsche Kleinunternehmer die Steuerbefreiung auf Antrag auch in anderen EU-Ländern nutzen. Voraussetzung ist unter anderem, dass dein Umsatz in der gesamten EU 100.000 Euro im Jahr nicht übersteigt. Dafür meldest du dich beim Bundeszentralamt für Steuern an, erhältst eine eigene Kleinunternehmer-Nummer und musst vierteljährlich Meldungen abgeben.

Für die meisten Gründer, die vor allem in Deutschland verkaufen, ist das nicht nötig. Interessant wird es, wenn du regelmäßig Leistungen in anderen EU-Ländern erbringst, die dort umsatzsteuerpflichtig wären. Lass dich dazu am besten beraten.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung

Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für Freiberufler?

Ja. Die Regelung gilt für alle Unternehmer, egal ob mit Gewerbe oder freiberuflich. Entscheidend ist nur der Umsatz.

Zählt der Brutto- oder der Nettoumsatz?

Seit 2025 der Umsatz ohne Umsatzsteuer. Da du als Kleinunternehmer ohnehin keine Umsatzsteuer berechnest, ist das in der Regel einfach die Summe deiner Einnahmen.

Gilt die Grenze auch im Nebengewerbe?

Ja, und zwar für alle Tätigkeiten zusammen. Dein Gehalt aus dem Hauptjob zählt nicht dazu, wohl aber jede selbstständige Tätigkeit nebenher.

Kann ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein. Das ist der wichtigste Nachteil der Regelung. Die Umsatzsteuer auf deine Einkäufe ist für dich ein ganz normaler Kostenbestandteil.

Muss ich die Kleinunternehmerregelung jedes Jahr neu beantragen?

Nein. Sie gilt automatisch weiter, solange du die Grenzen einhältst und nicht verzichtest. Liegt dein Umsatz einmal darüber, endet sie von selbst, ohne dass du etwas beantragen musst. Informiere dann aber dein Finanzamt.

Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?

Dann schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt. Korrigiere die Rechnung so schnell wie möglich: Stelle eine berichtigte Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und schick sie deinem Kunden.

Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Nicht zwingend. Sie ist aber nützlich, wenn du Leistungen von Unternehmen aus dem EU-Ausland beziehst, etwa Werbung bei Google oder Meta. Beantragen kannst du sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Seit dem Steuerjahr 2024 nicht mehr, solange das Finanzamt dich nicht dazu auffordert. Eine Ausnahme sind Fälle, in denen du Umsatzsteuer schuldest, etwa durch Reverse Charge bei Werbung aus dem Ausland.

Fazit: Für die meisten Gründer der richtige Start

Die Kleinunternehmerregelung spart dir Bürokratie und macht deine Preise für Privatkunden attraktiver. Mit den Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr passt sie für die meisten Gründungen.

Prüfe aber vorher, an wen du verkaufst und wie viel du investierst. Wer vor allem Geschäftskunden hat oder am Anfang viel kauft, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser. Und denk daran: Ein Verzicht bindet dich fünf Jahre.

Quellen

Stand der Angaben: Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

• § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
• Handelskammer Hamburg: Kleinunternehmerregelung
• IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg: Kleinunternehmerregelung
• Finanzamt Baden-Württemberg: Was ist die Kleinunternehmerregelung?
• Handwerkskammer Dortmund: Änderungen für Kleinunternehmer 2025